Sistem Pemrosesan Transaksi dengan SAP pada Bengkel Taksi Blue Bird
Blue Bird Group dikenal sebagai perusahaan jasa transportasi yang aman dan nyaman. Keamanan dan kenyamanan ini tak lepas dari peran tim teknik yang dituntut senantiasa merawat serta menyediakan kendaraan agar selalu dalam kondisi prima.
Untuk mempermudah dan mempercepat proses perbaikan sebuah kendaraan, selain dibutuhkan tenaga ahli juga perlu ditunjang dengan peranan Teknologi Informasi dalam mengoptimalkan kinerja mekanik. Untuk itulah Blue Bird mengimplementasikan solusi bisnis terintegrasi, yakni SAP (System Aplication and Product).
Sistem informasi tersebut diharapkan mampu mengelola berbagai laporan yang dihasilkan oleh SAP menjadi informasi yang akurat, untuk menentukan langkah selanjutnya didalam pengambilan keputusan. Dengan sistem yang teintegrasi tersebut, pengaksesan data dapat dilakukan secara cepat dan real time.
Definisi SAP
SAP (System Application and Product in data processing) adalah software ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual.
Penerapan SAP dalam Kegiatan Bengkel
Yang terlibat secara langsung di bengkel, antara lain:
1. Mekanik dan Leader (GH/SH)Para mekanik dan leader ini diharapkan bekerja dengan disiplin dan tertib, sesuai juklak (petunjuk pelaksanaan) dan SOP (Standard Operation Procedure) yang ada. Dalam melakukan tugasnya harus senantiasa berorientasi pada mutu, target zero accident saat bekerja, dan menghindari penanganan yang tidak tuntas (zero defect).
2. Pejabat bengkelPejabat bengkel dituntut mampu menciptakan suasana kerja yang kondusif dan produktif. Selain itu mereka juga harus melakukan evaluasi kerja dengan memanfaatkan Teknologi Informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja.
3. Technical AdvisorTechnical Advisor merupakan petugas frontliner yang langsung berhadapan dengan pengemudi, yang berkaitan dengan semua masalah teknik pada kendaraan. Petugas TA harus aktif menggali dan menganalisa keluhan yang ada serta mengoptimalkan tugas sebagai “quality controller” yang ketat terhadap mutu.
4. Administrasi GH/TADengan memanfaatkan teknologi IT, petugas administrasi dalam melaksanakan tugas dituntut kecepatan dan ketepatan kerja dalam entry data SAP, sehingga menghasilkan data yang akurat dan “bersih” sesuai dengan aktualnya.
5. Administrasi/Gudang/PurchasingMenyediakan sparepart yang sesuai dengan merk dan mutu yang telah ditetapkan, tepat waktu serta aktif mencari merk-merk alternatif yang lebih ekonomis, sehingga akan sangat membantu kinerja bengkel.
Sebelum masuk bengkel, pada kendaraan harus terdapat Notification dari Technical Advisor. Notification tersebut berisi keluhan atas kerusakan kendaraan yang akan diadakan perbaikan oleh bengkel. Ada dua jenis perawatan yang dilakukan oleh bengkel, yaitu preventive maintenance dan corrective maintenance. Pada preventive maintenance, Notification sudah terotomatisasi oleh sistem SAP untuk dikeluarkan ketika kendaraan mencapai kilometer tertentu. Sedangkan pada corrective maintenance, Notification dikeluarkan oleh Technical Advisor atas keluhan dari pengemudi secara langsung maupun didasarkan atas komplain customer. Notification tersebut akan dijadikan acuan bagi mekanik dalam melakukan perbaikan.
Dengan adanya aplikasi SAP ini, mekanik dapat mengecek riwayat perbaikan kendaraan serta suku cadang apa saja yang telah diganti pada perbaikan sebelumnya. Misalnya untuk perbaikan drive shaft bunyi, mekanik tidak perlu membongkar komponen kendaraan untuk melihat fisik dari drive shaft tersebut, tetapi cukup dengan mengecek riwayat perbaikan kendaraan tersebut menggunakan SAP guna menentukan solusi perbaikan yang akan dilakukan. Jika drive shaft tersebut belum lewat life timenya, maka perbaikan cukup dengan melakukan pelumasan. Begitu pula sebaliknya, jika drive shaft tersebut telah melewati life time atau tidak memenuhi spesifikasi, maka akan dilakukan penggantian. Selain itu, dengan software ERP ini dapat juga diketahui ketersediaan atau jumlah stock suku cadang tersebut di gudang. Dengan demikian, pengeluaran suku cadang dapat lebih dihemat serta proses perbaikan dapat langsung mencapai sasaran, sehingga menghemat waktu perbaikan dan perawatan kendaraan dapat dilakukan dengan baik dan tuntas. Selain itu dengan memanfatkan Teknologi Informasi menggunakan SAP, dapat meminimalkan kesalahan kerja yang menyebabkan stooring, redo job, maupun rusak sama, sebagai bahan evaluasi bagi yang bersangkutan.
Kesimpulan
Dengan memanfaatkan Teknologi informasi yang terintegrasi pada proses transaksi di bengkel, pengaksesan data dapat dilakukan secara cepat, akurat, dan aktual guna meningkatkan kinerja bengkel didalam meningkatkan mutu sesuai dengan standard perusahaan dan tuntutan konsumen. Dalam pelaksanaannya, keberhasilan tim bengkel didalam mencapai target kerja perusahaan yang telah dicanangkan, tidak bisa hanya mengandalkan mekanik dan leader yang ada dibengkel, tetapi juga harus memanfaatkan dukungan Teknologi Informasi dan kerjasama dari semua pihak yang berkaitan.
5 Januari 2016 pukul 17.38
Sejauh saya tau, untuk transaksi Bengkel dengan SAP memang cukup sangat bagus dan membantu kita dalam melakukan transaksi ataupun administrasi, dengan aplikasi SAP apa yang kita inginkan dalam sistem bisa terjawab, mudah2an ada sistem lain yang bisa lebih bagus dari SAP,...